ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ И ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ КАНДИДАТОВ

в системе автоматизации найма SoBes

Оператор персональных данных:

Товарищество с ограниченной ответственностью «SoBes» (БИН 220740015088)

Адрес: Республика Казахстан, г. Алматы, Алмалинский район, ул. Байтурсынова 78Б, н.п. 58, 050022

E-mail: info@sobes.kz 

Настоящая Политика определяет порядок сбора, хранения, использования, передачи и защиты персональных данных кандидатов, проходящих отбор и/или онлайн-интервью с использованием системы SoBes.

1. Общие положения

1.1. Компания обрабатывает персональные данные кандидатов в соответствии с Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите», а также иными применимыми нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

1.2. Политика применяется к данным, получаемым: (а) при загрузке/передаче резюме; (б) при заполнении анкеты; (в) при прохождении автоматизированного скрининга; (г) при проведении онлайн-интервью (включая аудио/видео, если используется запись); (д) при использовании веб-интерфейса SoBes.

1.3. SoBes — программная платформа, предоставляющая инструменты автоматизации найма работодателям (далее — «Заказчики»). В зависимости от сценария обработки Компания может выступать:

• как оператор персональных данных — когда определяет цели и средства обработки в рамках функционирования платформы;
• как лицо, осуществляющее обработку по поручению Заказчика — когда обрабатывает данные кандидатов для целей подбора персонала Заказчика.

1.4. Если вы проходите интервью по приглашению конкретного работодателя, решения о найме и большинстве процедур подбора принимает соответствующий Заказчик. Компания обеспечивает технологическую обработку данных и защиту информации в рамках платформы.

2. Термины и определения

2.1. «Персональные данные» — сведения, относящиеся к определенному или определяемому на их основании субъекту персональных данных.

2.2. «Субъект персональных данных» — кандидат (соискатель), чьи персональные данные обрабатываются.

2.3. «Обработка персональных данных» — действия, направленные на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, изменение, дополнение, использование, распространение (передачу), обезличивание, блокирование и уничтожение персональных данных.

2.4. «Онлайн-интервью» — интервью, проводимое дистанционно с использованием функционала SoBes, включая (при наличии) аудио- и видеосвязь, чат, тестовые задания и запись.

2.5. «Технические данные» — сведения, автоматически фиксируемые при использовании платформы (например, IP-адрес, тип устройства, идентификаторы сессий, дата и время действий, данные журналов событий).

3. Категории обрабатываемых данных

3.1. Компания обрабатывает только те данные, которые необходимы для целей подбора персонала и функционирования платформы. В частности:

• идентификационные данные: ФИО (при наличии), дата рождения (если запрашивается работодателем), город/регион проживания;
• контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты, мессенджеры (если указаны);
• данные резюме и анкеты: образование, опыт работы, навыки, желаемая должность, уровень зарплаты (если указано), портфолио/ссылки;
• данные, полученные в ходе оценки: ответы на вопросы, результаты тестов, оценочные шкалы и комментарии интервьюеров;
• данные онлайн-интервью: аудио/видео-поток и/или запись, текстовый чат, файлы, предоставленные кандидатом;
• технические данные и метаданные: IP-адрес, сведения о браузере/устройстве, cookies (при наличии), журналы действий и ошибок.

3.2. Компания не запрашивает специальные категории персональных данных (например, данные о здоровье, политических взглядах, религиозных убеждениях). Если такие сведения содержатся в резюме/сообщениях кандидата, они обрабатываются только в объеме, необходимом для рассмотрения кандидатуры, и в пределах, допускаемых законодательством.

3.3. Компания не предназначает платформу для использования лицами младше 18 лет. Если вам менее 18 лет, рекомендуем проходить интервью только при наличии законных оснований и с учетом требований законодательства.

4. Цели и правовые основания обработки

4.1. Цели обработки персональных данных:

1. организация и проведение этапов подбора персонала (включая скрининг резюме, тестирование, онлайн-интервью);
2. проверка соответствия кандидата требованиям вакансии и формирование кадрового резерва (если согласовано с Заказчиком);
3. обеспечение обратной связи с кандидатом, направление приглашений, уведомлений и служебных сообщений;
4. обеспечение информационной безопасности, предотвращение злоупотреблений и расследование инцидентов;
5. улучшение качества и удобства работы платформы, исправление ошибок, развитие функционала.

4.2. Правовые основания обработки:

• согласие субъекта персональных данных (кандидата) — в случаях, когда оно требуется законодательством;
• необходимость совершения действий по запросу кандидата и/или Заказчика в рамках процедур подбора персонала;
• выполнение обязанностей, предусмотренных законодательством Республики Казахстан;
• законные интересы Компании и/или Заказчика при условии соблюдения прав и свобод субъекта персональных данных.

5. Автоматизированная обработка и принятие решений

5.1. Платформа SoBes может использовать автоматизированные инструменты для предварительного скрининга резюме и ответов (например, ранжирование по соответствию критериям вакансии, подсветка ключевых навыков).

5.2. Если иное не указано Заказчиком, окончательные решения о приглашении, продолжении отбора или отказе принимаются людьми (представителями работодателя). Автоматизированные результаты являются вспомогательными.

5.3. Кандидат вправе запросить у Заказчика разъяснение логики обработки в части автоматизированных инструментов в объеме, допускаемом законодательством и договорными обязательствами с Заказчиком.

6. Согласие кандидата и порядок получения данных

6.1. Перед началом онлайн-интервью кандидату отображается ссылка/текст настоящей Политики. Нажимая кнопку «Начать интервью» (или эквивалентную), кандидат подтверждает ознакомление с Политикой и выражает согласие на обработку персональных данных на условиях Политики, если такое согласие требуется.

6.2. Если в конкретном интервью предусмотрена запись аудио/видео, система отображает уведомление о записи. Продолжая интервью, кандидат дает согласие на запись и последующую обработку соответствующих данных в целях подбора персонала.

6.3. Кандидат вправе отказаться от предоставления отдельных данных. Однако в этом случае прохождение интервью или участие в отборе может быть невозможно либо ограничено.

7. Передача персональных данных и доступ к ним

7.1. Доступ к данным кандидата получают:

• уполномоченные сотрудники Компании — в пределах, необходимых для поддержки работы платформы и обеспечения безопасности;
• уполномоченные представители Заказчика (работодателя), который инициировал интервью, — для целей подбора персонала;
• уполномоченные государственные органы Республики Казахстан — при наличии законных оснований и в порядке, установленном законодательством.

7.2. Компания не раскрывает персональные данные третьим лицам без законных оснований. Передача может осуществляться контрагентам, обеспечивающим инфраструктуру (например, хостинг/связь/поддержка), при условии соблюдения ими требований конфиденциальности и безопасности.

8. Трансграничная передача

8.1. Компания может осуществлять трансграничную передачу персональных данных (в том числе при использовании инфраструктуры и сервисов, расположенных за пределами Республики Казахстан) только при соблюдении требований законодательства Республики Казахстан.

8.2. В случаях, когда обработка осуществляется по поручению Заказчика, условия трансграничной передачи определяются также документами Заказчика и договорами между Компанией и Заказчиком.

9. Сроки хранения и уничтожение персональных данных

9.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем это необходимо для целей, указанных в разделе 4, либо в сроки, установленные законодательством Республики Казахстан.

9.2. Типовые сроки хранения зависят от требований Заказчика и могут включать хранение данных в кадровом резерве. Если Заказчик не установил иных сроков, Компания ориентируется на разумные сроки, необходимые для завершения подбора и урегулирования возможных спорных вопросов.

10. Меры по защите персональных данных

10.1. Компания применяет правовые, организационные и технические меры защиты, включая, но не ограничиваясь:

• разграничение прав доступа и контроль действий пользователей;
• использование шифрования при передаче данных по сетям связи (где применимо);
• резервное копирование и восстановление данных;
• мониторинг и журналирование событий безопасности;
• обучение сотрудников и применение внутренних регламентов;
• использование договорных механизмов конфиденциальности с контрагентами.

11. Права кандидата (субъекта персональных данных)

11.1. Кандидат имеет права, предусмотренные законодательством Республики Казахстан, включая право:

• получать информацию об обработке своих персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных при наличии оснований;

12. Контактная информация и порядок обращений

12.1. Обращения по вопросам обработки персональных данных можно направлять:

• по почтовому адресу Компании, указанному в начале Политики;
• через контактные каналы, указанные в интерфейсе SoBes;
• а также Заказчику (работодателю), который пригласил вас на интервью — по вопросам, связанным с решениями о найме.

12.2. В обращении рекомендуется указать: ФИО, контакт для обратной связи, описание запроса и сведения, позволяющие идентифицировать интервью/вакансию (например, дату интервью или идентификатор приглашения).

13. Изменение Политики

13.1. Компания вправе вносить изменения в Политику при изменении законодательства, бизнес-процессов или функционала платформы. Актуальная версия Политики предоставляется кандидату перед началом интервью и/или размещается в интерфейсе SoBes.

13.2. Продолжение использования платформы после вступления изменений в силу означает согласие с обновленной редакцией Политики, если иное не требуется законодательством.